Colloquio del personale e rispetto della privacy

L’11 gennaio 2024 il Garante della privacy ha approvato il Codice di condotta per il settore delle APL (Agenzie per il Lavoro) promosso da Asso Lavoro e redatto secondo quanto prescritto dagli artt. 40 e 41 del Regolamento UE 679/2016. Il codice di condotta[1] è rivolto alle agenzie, autorizzate dall’Agenzia nazionale delle politiche attive del lavoro (Anpal), che svolgono attività di somministrazione, intermediazione, ricerca e selezione del personale nonché mediazione tra domande e offerta di lavoro.

Il Codice, oltre a definire con più chiarezza i ruoli privacy nei rapporti tra Agenzie del lavoro e loro clienti e/o utilizzatori, introduce alcune significative previsioni a tutela dei candidati a posizione lavorative al fine di evitare possibili discriminazioni all’accesso al mercato.

Senza pretesa di esaustività cerchiamo quindi di analizzare le previsioni maggiormente significative evidenziando fin da subito che le Agenzie per il lavoro, aderenti al Codice, dovranno trattare soli i dati personali strettamente necessari all’instaurazione del rapporto di lavoro.

Pertanto, non potranno essere oggetto di indagine le opinioni politiche, religiose o sindacali dei lavoratori (in conformità a quanto disposto anche dall’art. 8 Legge n.300/1970 c.d. Statuto dei lavoratori) né effettuare preselezioni sulla base delle informazioni che riguardano stato matrimoniale e/o gravidanza, precedente retribuzione lavorativa, nemmeno in caso di consenso prestato dai candidati stessi. Tale previsione si coordina pertanto con quanto previsto anche dall’art. 10 del D. Lgs n.276/2003.

Inoltre, nella fase che precede l’assunzione è fatto divieto alle Agenzie di reperire informazioni sui candidati attraverso la consultazione dei loro profili social destinati alla comunicazione interpersonale. Il divieto vale solo per quei profili social che per loro stessa natura e vocazione si usano nel tempo libero (come Facebook e Instagram) mentre, diversamente, non vale per gli altri profili social di natura professionale come Linkedin.

Si fa riferimento in questo caso, infatti, a quei social network attraverso cui gli utenti condividono e scambiano informazioni relative alle attitudini professionali, ai percorsi di studio e di formazione, all’attività lavorativa svolta, alle esperienze professionali e alla carriera. Tuttavia, anche in quest’ultimo caso, la consultazione delle informazioni ivi riportate deve sempre essere limitata alle sole informazioni connesse alla competenza richiesta in ordine alla posizione lavorativa aperta.

Altra previsione particolarmente importante riguarda il divieto in capo alle Agenzie di poter comunicare informazioni sui candidati, come ad esempio referenze professionali presso precedenti datori di lavoro, ai propri clienti per conto dei quali è effettuata la ricerca di personale. Tale comunicazione, infatti, può avvenire solo previa autorizzazione esplicita del candidato e con modalità riservate.

Allo stesso modo le APL non potranno richiedere e/o trattare informazioni inerenti ai precedenti illeciti disciplinari o procedimenti giudiziari che abbiano coinvolto il candidato, ferme le ipotesi in cui ciò sia necessario in base ad una disposizione di legge.

Il Codice di condotta in esame si occupa anche di definire le linee guida da seguire in caso di decisione basate su un trattamento automatizzato[2]. Nella specie viene stabilito che:

le APL possono effettuare trattamenti totalmente automatizzati nella misura in cui ciò sia necessario per lo svolgimento delle proprie attività;
è necessario il previo consenso esplicito dell’interessato;
è imprescindibile effettuare una valutazione di impatto (c.d. DPIA) ex art. 35 del GDPR prima di effettuare tale trattamento.

In tale ipotesi, a garanzia del principio di trasparenza di cui al Regolamento europeo, le Agenzie dovranno fornire agli interessati:

indicazioni sulle forme di accesso ai dati personali;
diritto di ottenere l’intervento umano da parte del Titolare del trattamento, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione;
informazioni chiare e precise sui meccanismi posti alla base del processo di automatizzazione;
informazioni circa le valutazioni periodiche che vengono realizzate al fine di verificare l’affidabilità dello strumento automatizzato impiegato. Tali verifiche possono avere ad oggetto anche la conformità alle disposizioni in materia di divieto di discriminazione.

Al fine poi di rendere omogenea e conforme alle prescrizioni contenute nel GDPR l’attività delle Agenzie, soprattutto in tema di informative (ex art. 13-14) da fornire ai candidati, il Codice di condotta approvato contiene al suo interno anche due allegati/modelli indicanti gli elementi essenziali da inserire nelle informative[3] di cui sopra e nel Registro trattamenti[4].

[1]https://www.garanteprivacy.it/documents/10160/0/Assolavoro+Codice+di+condotta+per+il+settore+delle+APL.pdf/7e5a388b-b21f-261a-2e77-47aaf4182b45?version=1.0
[2] Rientrano in tale ambito le decisioni finali di un processo che siano preso in maniera completamente automatizzata ( e quindi senza l’intervento umano) mediante l’utilizzo di algoritmi – fattori di calcolo matematici e processi statistici – applicati ad un insieme di dati personali di partenza riconducibili all’interessato.
[3] https://www.gpdp.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9983568
[4] https://www.gpdp.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9983557