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Nomina del DPO (Data Privacy Officer): da chi è Nominato

Il DPO (Data Privacy Officer) è il responsabile della protezione dei dati di un’azienda, pubblica o privata. In concreto, il suo compito è quello di coadiuvare il titolare e il responsabile del trattamento dei dati personali nello svolgimento del loro compito, facendo in modo che siano salvaguardate le norme sulla privacy e sulla protezione dei dati.

Si tratta di una figura di grande importanza per le aziende e gli enti che trattano grandi moli di dati, e in alcuni casi è una figura che deve essere individuata obbligatoriamente, in ragione della complessità o della delicatezza del trattamento.

Il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento designano sistematicamente un responsabile della protezione dei dati, ovvero una figura professionale che sia a conoscenza della normativa in materia di dati sensibili e abbia le competenze per svolgere il suo ruolo, così come stabilito dalla legge. Può anche avvalersi di consulenti e professionisti in possesso di titolo idoneo, che potranno essere inseriti nella struttura.

Il responsabile della protezione dei dati personali è una figura individuata dal Regolamento Europeo n. 2016/679, regolamento generale della protezione dei dati (noto come GDPR, dall’inglese “General Data Protection Regulation”), che costituisce la norma fondamentale in materia di privacy e protezione dei dati personali per tutti gli Stati membri dell’Unione Europea.

Il responsabile nominato deve assicurare la compliance al diritto, dando la giusta informativa in merito. Potrà nominare uno o più responsabili a tutela dell’osservanza del codice sulla privacy.

Deve essere individuato un DPO (Data Privacy Officer) nei seguenti casi:

  • quando il trattamento è effettuato da autorità pubblica o da un organismo pubblico, eccettuate le autorità giurisdizionali quando esercitano le loro funzioni giurisdizionali;
  • se le attività e i principali adempimenti professionali propri del titolare del trattamento dei dati (o, in subordine, del responsabile del trattamento dei dati) consistono in trattamenti che, per loro natura, ambito di applicazione e/o finalità, richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala, inclusi tutti i trattamenti effettuati per fini di marketing da parte di grandi aziende, anche online, o comunque tramite qualsiasi altro mezzo;
  • se le attività principali del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento consistono nel trattamento, su larga scala, di categorie particolari di dati personali di cui all’articolo 9 o di dati relativi a condanne penali e a reati di cui all’articolo 10.
  • individuare un DPO (Data Protection officer), scelto tra i dipendenti o anche esterno all’impresa, su designazione di chi ha la governance e il management (o l’amministratore) delle società, degli enti pubblici o delle pubbliche amministrazioni.
  • informare e fornire consulenza al titolare del trattamento in merito agli obblighi derivanti dal presente regolamento nonché da altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati; potrà individuare le linee guida da seguire, nel rispetto della direttiva comunitaria in vigore e del GDPR e indicare la prassi utile da adottare.
  • sorvegliare l’osservanza obbligatoria del regolamento, di altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri, nonché di tutti gli obblighi di legge comunque stabiliti e comunicati, delle norme particolari relative a un dato settore o dei regolamenti interni, relativi alla protezione dei dati nonché delle politiche del titolare del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo;
  • fornire, se richiesto, un parere, sulla base della propria conoscenza specialistica, della propria esperienza e delle valutazioni acquisite nell’ambito della propria attività, in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e sorvegliarne lo svolgimento ai sensi dell’articolo 35;
  • cooperare con l’autorità di controllo e con chi ha l’amministrazione delle aziende e dei relativi business, nonché con titolare e responsabile del trattamento, al fine di garantire nel miglior modo possibile la sicurezza dei dati e la trasparenza delle operazioni di raccolta, trattamento ed eventualmente anonimizzazione e pseudonimizzazione;
  • fungere da punto di contatto per l’autorità di controllo per questioni connesse al trattamento, tra cui la consultazione preventiva di cui all’articolo 36, ed effettuare, se del caso, consultazioni relativamente a qualunque altra questione inerente agli specifici compiti del DPO, nonché alle eventuali violazioni della privacy e ai rischi per la sicurezza dei dati riscontrati nel corso del proprio lavoro.
  • DPIA (Data Protection Impact Assessment);
  • Predisporre il registro;
  • Gestione dei rapporti con l’Autorità Garante della Privacy (o Garante per la protezione dei dati personali, l’autorità indipendente che in Italia, in coordinamento con gli enti e le istituzioni analoghe dell’Unione Europea, tutela e salvaguarda la privacy dei cittadini in rapporto al trattamento dei dati personali);
  • Controllo sull’osservanza del Regolamento nell’ambito dell’azienda o ente di riferimento.