Smart working: obbligo di comunicazione e cosa devono fare le aziende
Il lavoro agile, o smart working, è ormai diventato uno strumento organizzativo molto diffuso nelle aziende. Tuttavia, è importante ricordare che l’attivazione dello smart working non è libera, ma prevede specifici obblighi di comunicazione da parte del datore di lavoro.
La normativa sul lavoro agile prevede infatti che ogni attivazione di smart working l’informativa debba essere comunicata telematicamente al Ministero del Lavoro attraverso la procedura online dedicata. La mancata comunicazione può comportare sanzioni amministrative.
Cos’è lo smart working
Lo smart working, o lavoro agile, è disciplinato dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81. Si tratta di una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato che prevede lo svolgimento dell’attività lavorativa in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa, utilizzando strumenti tecnologici.
Il lavoro agile si basa su un accordo individuale tra datore di lavoro e lavoratore, nel quale vengono stabilite le modalità di svolgimento della prestazione lavorativa, i tempi di riposo e le modalità di controllo della prestazione.
Obbligo di comunicazione dello smart working
Il datore di lavoro è tenuto a comunicare l’attivazione dello smart working al Ministero del Lavoro in modalità telematica.
La comunicazione deve essere effettuata attraverso il portale del Ministero del Lavoro e deve contenere:
- i dati del datore di lavoro;
- i dati del lavoratore;
- la data di inizio dello smart working;
- la data di fine dello smart working (in caso di accordo a termine).
La comunicazione deve essere effettuata entro 5 giorni dall’inizio della prestazione in smart working.
Smart working e sicurezza sul lavoro
Un aspetto spesso sottovalutato riguarda la sicurezza sul lavoro. Anche i lavoratori in smart working sono tutelati dalla normativa sulla salute e sicurezza sul lavoro prevista dal D.Lgs. 81/08.
Il datore di lavoro deve quindi:
- consegnare al lavoratore e al RLS l’informativa sui rischi generali e specifici del lavoro agile; ottenendo firma per ricevuta
- ottenendo prova di ricevuta da parte del lavoratore
- garantire la sicurezza delle attrezzature fornite;
- verificare che il lavoratore utilizzi correttamente le attrezzature;
- tutelare la salute e sicurezza anche quando il lavoratore opera fuori dai locali aziendali.
- Ripetere l’operazione almeno una volta l’anno, o quando cambiano le condizioni
Sanzioni per mancata comunicazione ed informazione smart working
La mancata comunicazione dello smart working al Ministero del Lavoro comporta una sanzione amministrativa.
La normativa prevede una sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ogni lavoratore per il quale non è stata effettuata la comunicazione obbligatoria.
Il mancato invio dell’informativa può comportare per il datore di lavoro in alternativa: arresto da 2 a 4 mesi o ammenda da 1.708 a 7.403,96 euro.
Anche per questo motivo è importante che le aziende gestiscano correttamente la procedura di attivazione del lavoro agile e la relativa comunicazione obbligatoria oltre che garantire l’invio dell’informativa.
Cosa devono fare le aziende
Per gestire correttamente lo smart working, le aziende devono:
- predisporre un accordo individuale di smart working con il lavoratore;
- effettuare la comunicazione telematica al Ministero del Lavoro;
- consegnare l’informativa sulla sicurezza per il lavoro agile;
- aggiornare la documentazione aziendale in materia di sicurezza;
- formare i lavoratori sui rischi legati al lavoro agile.
Una corretta gestione dello smart working consente alle aziende di evitare sanzioni e di garantire la tutela della salute e sicurezza dei lavoratori anche quando operano da remoto.
Riferimenti normativi
- Legge 22 maggio 2017, n. 81;
- Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81;
- Legge 11 marzo 2026 n. 34
- Obbligo di comunicazione telematica dello smart working al Ministero del Lavoro.
In sintesi
Lo smart working è una modalità di lavoro che richiede un accordo individuale e una comunicazione obbligatoria al Ministero del Lavoro. Le aziende devono gestire correttamente sia l’aspetto amministrativo sia quello legato alla sicurezza sul lavoro, per evitare sanzioni e garantire la conformità alla normativa vigente.
