Privacy, dati personali e luoghi di lavoro: obblighi, tutele e nuove sfide

La privacy sul lavoro è una delle questioni centrali nella gestione dei rapporti professionali. Con l’aumento dell’uso di tecnologie digitali, sistemi di controllo e smart working, la protezione dei dati personali in azienda è diventata una priorità sia per i datori di lavoro sia per i dipendenti.

La normativa europea e italiana hanno rafforzato l’attenzione rivolta al valore della riservatezza dei trattamenti effettuati nel contesto lavorativo, imponendo regole stringenti che incidono su ogni fase del rapporto di lavoro: dall’assunzione, alla gestione del rapporto di servizio in essere, fino alla cessazione dello stesso.

Cosa dice la legge sulla privacy a tema lavoro

Il principale riferimento della legge sulla privacy è il Regolamento UE 2016/679 (GDPR), affiancato dal Codice Privacy italiano (D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018).
In ambito lavorativo, assumono rilievo anche:

• 4 dello Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970): vieta il controllo a distanza dei dipendenti, salvo accordi sindacali o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro.
• Lgs. 104/2022 (Decreto Trasparenza): impone al datore di lavoro di fornire informative chiare e complete sulle modalità di utilizzo di sistemi digitali e algoritmici nel rapporto di lavoro.
• Provvedimenti e linee guida del Garante per la Protezione dei Dati Personali, che definiscono limiti e obblighi pratici.

In sintesi, la legge bilancia le esigenze organizzative dell’impresa con la tutela della riservatezza del lavoratore.

Quali dati personali vengono raccolti sul lavoro

La gestione dei dati varia a seconda della fase del rapporto di lavoro.

• durante l’assunzione il datore di lavoro raccoglie dati anagrafici, titoli di studio, esperienze lavorative e, in alcuni casi, dati particolari (es. idoneità fisica al lavoro). È vietata la raccolta di informazioni non pertinenti (orientamento politico, religioso, vita privata).
• durante il rapporto si gestiscono dati retributivi, assenze, ferie, valutazioni delle performance, dati sanitari collegati alla sorveglianza sanitaria (tramite il medico competente), oltre a eventuali log informatici.
• dopo il rapporto i dati devono essere conservati solo per il tempo necessario a fini legali o amministrativi (es. obblighi fiscali, previdenziali). Superati questi limiti, devono essere cancellati o anonimizzati.

Videosorveglianza e controllo a distanza

L’uso di telecamere nei luoghi di lavoro è consentito solo rispettando condizioni precise:

• accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato;
• finalità legittime (es. sicurezza sul lavoro, tutela del patrimonio aziendale);
• informativa chiara ai lavoratori con cartelli e policy interne.

L’installazione di telecamere per sorvegliare in modo occulto i dipendenti è vietata e può integrare una fattispecie di reato.

Monitoraggio digitale: email, internet e app

Uno dei temi più delicati riguarda il controllo degli strumenti digitali. Il datore di lavoro può:

• predisporre policy chiare sull’uso degli strumenti aziendali (PC, email e gestione dei metadati, smartphone);
• effettuare verifiche limitate e proporzionate, solo per esigenze organizzative, produttive o di sicurezza;
• controllare l’uso delle email aziendali, ma senza violare la corrispondenza personale del lavoratore.

Un recente orientamento della Cassazione (2025) ha confermato che la casella email personale del dipendente è inviolabile, anche se ospitata su server aziendale: accedervi senza autorizzazione è reato.

Smart working e privacy

Lo smart working in tema di privacy ha accentuato il rischio di controlli intrusivi. Il datore di lavoro può monitorare l’attività tramite strumenti digitali, ma deve garantire:

• trasparenza sugli strumenti utilizzati;
• rispetto dei principi di minimizzazione e proporzionalità;
• protezione dei dati trattati da remoto, anche con misure di cybersecurity

Cosa deve fare l’azienda per rispettare la privacy

Per rispettare la normativa, l’impresa deve adottare un vero e proprio sistema di gestione della privacy, che includa:

• privacy policy interna chiara e aggiornata;
• registro dei trattamenti (obbligatorio per molte aziende);
• nomina del DPO (Data Protection Officer) quando previsto;
• informazione e formazione dei dipendenti;
• procedure per gestire eventuali data breach.

Il Decreto Trasparenza del 2022 ha rafforzato l’obbligo di informare i lavoratori sulle tecnologie usate, in particolare quelle basate su algoritmi e intelligenza artificiale.

Diritti dei lavoratori

I dipendenti, in quanto interessati, hanno riconosciuti i diritti e le facoltà a seguire:

• accesso ai dati trattati dal datore;
• rettifica o cancellazione di dati errati;
• limitazione o opposizione al trattamento in determinati casi;
• presentare un reclamo al Garante Privacy in caso di violazioni.

Questi diritti devono essere esplicitati dal datore di lavoro nelle informative, con procedure semplici per esercitarli.

Esempi di controversie reali

Negli ultimi anni, diversi casi hanno fatto scuola:

• multe milionarie a operatori telefonici per uso illecito di dati dei clienti e dei dipendenti;
• sentenze che hanno dichiarato illegittimo l’uso di telecamere occulte in azienda;
• decisioni che hanno ribadito l’inviolabilità della posta elettronica personale del lavoratore, anche se gestita su server aziendale.

Nuovi rischi per il futuro

L’evoluzione tecnologica pone nuove sfide:

• intelligenza artificiale nel recruiting: algoritmi che selezionano candidati rischiano di introdurre bias o trattamenti non trasparenti;
• badge intelligenti e sistemi biometrici: raccolgono dati sensibili, da gestire con particolare cautela;
• sorveglianza algoritmica: strumenti di monitoraggio delle performance potrebbero trasformarsi in controlli occulti, se non regolati correttamente.

Conclusioni e raccomandazioni

La tutela della privacy sul lavoro non è un ostacolo, ma un elemento di equilibrio tra esigenze aziendali e diritti fondamentali.

Per le aziende, significa adottare misure tecniche e organizzative solide, garantire trasparenza verso i lavoratori e aggiornarsi costantemente sulle evoluzioni normative. Per i dipendenti, significa conoscere i propri diritti e farli valere, anche attraverso il Garante Privacy quando necessario.

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