Obbligo di Risposta alla PEC: cosa dice la legge e quando si deve rispondere

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è ormai da anni uno strumento fondamentale nelle comunicazioni ufficiali tra cittadini, aziende e Pubblica Amministrazione. Il suo valore legale, equiparabile a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, ne ha determinato la diffusione in ambito professionale e istituzionale. Ma di fronte a una PEC ricevuta, si è obbligati a rispondere? E cosa accade se non lo si fa?

In questo articolo facciamo chiarezza sull’obbligo (o meno) di risposta a una PEC, analizzando il quadro normativo e le implicazioni pratiche.

PEC: Strumento di comunicazione a valore legale

Come stabilito dal D.P.R. 68/2005 e successivamente integrato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), la PEC è un sistema di posta elettronica che garantisce l’integrità, l’autenticità e la tracciabilità della comunicazione, attribuendole valore legale. La sua funzione principale è documentare l’invio e la consegna del messaggio, fornendo una prova opponibile in giudizio.

Per questo motivo, viene ampiamente usata per notifiche, diffide, comunicazioni ufficiali, inviti formali o contrattuali, convocazioni e scambi tra professionisti, imprese e Pubbliche Amministrazioni.

Obbligo di risposta alla PEC: esiste davvero?

Contrariamente a quanto spesso si legge online, non esiste una norma che imponga in modo generico e automatico l’obbligo di risposta a una PEC. Tuttavia, è importante distinguere diversi casi e contesti nei quali la mancata risposta può avere conseguenze giuridiche rilevanti.

NON derivano conseguenze giuridiche al mancato riscontro alla PEC:

• Se la PEC ha un contenuto informativo non vincolante (es. comunicazioni promozionali, informative generiche, notifiche unilaterali);
• Se non sei parte coinvolta nel contenuto (es. ricezione per errore, copia conoscenza non richiedente azione).

Possono derivare conseguenze giuridiche al mancato riscontro alla PEC:

• Se la PEC contiene una diffida, un invito a comparire, una richiesta di chiarimenti, una convocazione ufficiale o simili;
• Se vi è un obbligo contrattuale o giuridico di fornire riscontro (es. nei rapporti PA-privati, datore-dipendente, cliente-fornitore);
• Se sei destinatario di una PEC nell’ambito di un procedimento legale, fiscale o amministrativo.

In alcuni di questi casi, dunque,l’ordinamento può far corrispondere al mancato riscontro del destinatario della comunicazione degli effetti giuridici – ad esempio – rappresentativi della implicita volontà del destinatario di accogliere il contenuto della comunicazione ricevuta (nella forma del silenzio-assenso), o facendo incorrere il destinatario della comunicazione in alcune preclusioni processuali in assenza di un suo fatto o atto conseguente, entro delle scadenze precise, alla ricezione della comunicazione (termini di decorrenza).

La Giurisprudenza e il silenzio

Alcune sentenze hanno riconosciuto la validità della PEC come mezzo sufficiente per ritenere notificato un atto, anche in assenza di risposta (es. Cassazione Civile n. 18817/2023). Inoltre, nel diritto amministrativo e contrattuale, il comportamento omissivo può talvolta essere considerato come elemento interpretativo della volontà (art. 1326 c.c. e seguenti).

Quindi: non rispondere può equivalere a un’accettazione tacita o a una rinuncia, in base al contesto.

PEC nei rapporti lavorativi e con la PA

Un ambito particolarmente delicato è quello dei rapporti tra dipendenti e datori di lavoro, o tra cittadini e Pubblica Amministrazione. In questi casi, se la PEC riguarda:

• convocazioni disciplinari;
• richieste di documenti;
• contestazioni;
• notifiche di sanzioni;

l’assenza di risposta può essere interpretata negativamente, e la PEC produce comunque i suoi effetti (decorrenza dei termini, avvio dei procedimenti, ecc.).

Cosa fare quando si riceve una PEC

Ecco alcune regole d’oro da seguire quando si riceve una PEC:

1. Leggi subito il contenuto: anche se non la si vuole aprire, la ricevuta di consegna produce effetti giuridici.
2. Verifica la firma e l’identità del mittente.
3. Valuta la natura del contenuto: è una richiesta? Una notifica? Una diffida?
4. Consulta un legale in caso di contenuti delicati o dubbi.
5. Rispondi entro i termini se previsto da contratti, regolamenti o norme.
6. Conserva una copia della PEC ricevuta e, se necessario, della risposta inviata.

Non sempre è obbligatorio rispondere a una PEC, ma ignorare un messaggio certificato può avere conseguenze anche gravi, soprattutto quando si è in presenza di atti formali, obblighi contrattuali o procedimenti amministrativi e giudiziari.

Il consiglio è quello di trattare ogni PEC con attenzione e tempestività, documentando sempre le risposte fornite e, in caso di dubbi, richiedere un parere legale o tecnico per evitare errori.