Consigli ai Datori di Lavoro per garantire la continuità operativa
A seguito di un’emergenza sanitaria, le azioni da mettere in campo per garantire la Salute e Sicurezza nei luoghi di lavoro e la continuità delle attività aziendali si riferiscono a:
Distribuzione di compiti al personale in base alle loro competenze
Organizzarsi al meglio e fornire indicazioni chiare è essenziale per poter gestire un’emergenza. Per questo motivo il Datore di Lavoro dovrà coinvolgere tutte le figure presenti in azienda relativamente ai seguenti aspetti:
- Amministrazione del personale: gestisce le comunicazioni con il personale relative alle disposizioni delle autorità, permessi di lavoro, ferie, congedi, quarantena, attivazione in modalità di smartworking;
- Fornitori: gestione dei rapporti con fornitori, monitoraggio delle consegne, approvvigionamento dei DPI
- Sistemi informativi: gestione connettività e funzionamento degli applicativi aziendali, attivazione postazioni in smartworking;
- Salute e Sicurezza: supporto del RSPP al datore di lavoro nella valutazione rischi in materia di Salute e Sicurezza e nella definizione di procedure di prevenzione e dei piani di emergenza;
- Sorveglianza Sanitaria: supporto del Medico Competente nella valutazione dei rischi di Salute e Sicurezza connessi all’ambiente di lavoro.
Come procedere?
- Distribuire l’elenco dei contatti delle figure di riferimento (es. cellulare/e-mail) e dei numeri di emergenza;
- Istituire di un canale di comunicazione comune, anche tramite messaggistica istantanea;
- Distribuire i compiti tra le figure aziendali incaricate di gestire gli aspetti operativi per fronteggiare l’emergenza.
Attuazione delle procedure per garantire i servizi essenziali all’azienda, mantenendo in sicurezza il proprio personale
L’attuazione del piano di continuità operativa ha lo scopo di mantenere attivi i servizi aziendali pur contenendo il rischio di contagio. Il Datore di lavoro deve pertanto predisporre un piano di azione da comunicare a tutti i propri collaboratori che preveda:
Nella gestione del personale è fondamentale considerare che alcuni dipendenti possono essere in quarantena, abbiano necessità di assistere i figli o non possano recarsi al lavoro.
Come procedere?
- Definire l’elenco delle attività che possono essere effettuate in smartworking;
- Definire l’elenco delle attività essenziali che proseguono presso la sede aziendale;
- dispositivi a supporto delle attività in smartworking;
- elenco contatti di clienti e fornitori o liste di mail necessarie a fornire le comunicazioni in merito all’emergenza e come l’azienda si è attivata.
I clienti e i fornitori sono essenziali per il funzionamento di un’azienda, per questo motivo è importante mantenere attivo il canale di comunicazione e i cambiamenti che l’azienda ha apportato ai propri servizi.
Come procedere?
- Comunicare, in caso di attività aperte al pubblico, orari e modalità di apertura secondo le disposizioni delle autorità;
- Comunicare ai clienti le modalità operative per l’erogazione dei servizi, eventuali contatti temporanei e i servizi sospesi;
- Comunicare ai fornitori le modalità di ricezione delle merci e dei servizi, se necessario comunicarne la sospensione.
Le operazioni devono essere condotte garantendo il livello di salute e sicurezza dell’ambiente di lavoro per lavoratori, clienti, fornitori e visitatori.
Come procedere?
- Attuazione delle azioni preventive messe in campo a seguito della valutazione dei rischi, inclusa l’adozione dei DPI, le sanificazioni straordinarie degli ambienti e delle superfici e le comunicazioni sui comportamenti da adottare per evitare il contagio;
- Se possibile garantire le distanze minime indicate dal DPCM;
- Se possibile istituire squadre operative che operano in modalità separata, al fine di minimizzare un eventuale contagio tra i dipendenti;
- Attuazione delle attività di lavoro in remoto.
Aggiornamento continuo sulle disposizioni delle autorità competenti
In una situazione di crisi le disposizioni delle autorità è necessario monitorare frequentemente le disposizioni delle autorità a seguito dell’evolversi dell’emergenza. A questo proposito è necessario restare sempre aggiornati.
Come procedere?
- Coordinarsi costantemente con le figure aziendali incaricate di gestire gli aspetti operativi;
- Definire un momento della giornata per fare il punto sull’evolversi della situazione al fine di valutare se sono necessarie comunicazioni al personale o modifiche alle modalità operative.
