RLS: nomina, compiti, aggiornamento annuale e numero per azienda

Il Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, indicato con l’acronimo RLS, è la figura che rappresenta i lavoratori per tutti gli aspetti legati alla salute e sicurezza durante il lavoro. È uno dei principali strumenti di partecipazione previsti dal sistema di prevenzione aziendale, perché consente ai lavoratori di essere informati, consultati e coinvolti nelle decisioni che riguardano la valutazione dei rischi, le misure di prevenzione, la formazione e l’organizzazione della sicurezza.

L’RLS non deve essere considerato una figura solo formale. Il suo ruolo è quello di favorire il dialogo tra lavoratori, datore di lavoro, dirigenti, preposti, RSPP, medico competente e altre figure coinvolte nella gestione della sicurezza. Attraverso la sua attività, può segnalare criticità, proporre miglioramenti, accedere alla documentazione prevista e partecipare alla costruzione di un sistema di prevenzione più efficace.

Per comprendere correttamente la disciplina dell’RLS è necessario distinguere due piani normativi. Il D.Lgs. 81/2008 resta il riferimento principale per elezione o designazione, numero minimo, attribuzioni, diritti, tutele e incompatibilità. Il nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 119 del 24 maggio 2025, deve invece essere richiamato nel quadro generale della formazione in materia di salute e sicurezza, fermo restando che per l’RLS la disciplina specifica continua a fare riferimento all’art. 37 del D.Lgs. 81/2008 e alla contrattazione collettiva applicabile.

In questo articolo analizziamo quando è obbligatorio l’RLS, chi lo elegge o designa, quanti rappresentanti servono in base alla dimensione aziendale, quali sono compiti e diritti, come funziona la formazione obbligatoria, quando va effettuato l’aggiornamento annuale e quali conseguenze possono derivare da una gestione non corretta della procedura.

Chi nomina l’RLS e quando è obbligatorio

L’RLS non viene nominato direttamente dal datore di lavoro. È eletto o designato dai lavoratori, secondo le modalità previste dalla normativa e dalla contrattazione collettiva. Questo punto è essenziale, perché l’RLS rappresenta i lavoratori e non l’azienda. Il datore di lavoro deve, però, garantire le condizioni affinché la rappresentanza possa essere attivata, collaborare nella formalizzazione della procedura, assicurare la formazione e gestire gli adempimenti collegati.

L’art. 47 del D.Lgs. 81/2008 stabilisce che in tutte le aziende o unità produttive è eletto o designato il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza. La regola vale quindi a prescindere dalle dimensioni dell’organizzazione, anche se le modalità cambiano in base al numero di lavoratori e alla presenza di rappresentanze sindacali.

Nelle aziende o unità produttive fino a 15 lavoratori, l’RLS è di norma eletto direttamente dai lavoratori al loro interno. In alternativa, può essere individuato per più aziende nell’ambito territoriale o del comparto produttivo, secondo quanto previsto dall’art. 48 del D.Lgs. 81/2008 e dagli accordi applicabili.

Nelle aziende o unità produttive con più di 15 lavoratori, l’RLS è eletto o designato dai lavoratori nell’ambito delle rappresentanze sindacali presenti in azienda. Se le rappresentanze sindacali non sono presenti, il rappresentante viene eletto direttamente dai lavoratori dell’azienda al loro interno.

La differenza è rilevante anche sul piano operativo. Il datore di lavoro non può scegliere arbitrariamente la persona che ricoprirà il ruolo di RLS, perché questo svuoterebbe la funzione rappresentativa della figura. Deve, invece, informare i lavoratori, rendere possibile lo svolgimento della procedura e, una volta ricevuto il nominativo, garantire gli obblighi conseguenti: formazione, consultazione, accesso alle informazioni, tempo e strumenti necessari per svolgere l’incarico.

Se in azienda non viene eletto o designato un RLS interno, le funzioni di rappresentanza sono esercitate dal rappresentante territoriale o di comparto, salvo diverse intese previste dalle associazioni sindacali e datoriali comparativamente più rappresentative.

Come avviene la nomina dell’RLS e quanti ne servono per azienda

Il termine “nomina RLS” viene spesso usato nella pratica aziendale, ma tecnicamente è più corretto parlare di elezione o designazione. La procedura deve essere chiara, documentata e coerente con il contratto collettivo applicato.

In una gestione corretta, l’iter può prevedere alcuni passaggi essenziali: informazione ai lavoratori sulla necessità di individuare il rappresentante, eventuale convocazione dell’assemblea o raccolta delle candidature, svolgimento dell’elezione o designazione, redazione del verbale, accettazione dell’incarico, comunicazione interna del nominativo e aggiornamento della documentazione aziendale.

Una volta eletto o designato l’RLS, il datore di lavoro deve provvedere alla formazione obbligatoria, alla consultazione nei casi previsti, alla comunicazione del nominativo all’INAIL quando dovuta e alla conservazione della documentazione. La tracciabilità è molto importante, perché consente di dimostrare che la procedura non è stata gestita in modo solo verbale o informale.

Il numero minimo di RLS è stabilito dall’art. 47 del D.Lgs. 81/2008, salvo eventuali previsioni migliorative della contrattazione collettiva.

Nelle aziende più strutturate, il numero dei rappresentanti può essere aumentato dagli accordi interconfederali o dalla contrattazione collettiva. In presenza di più sedi, unità produttive autonome, reparti complessi o organizzazioni su turni, è opportuno verificare attentamente il contratto applicato e l’assetto organizzativo reale.

Un esempio pratico può aiutare. Un’azienda con 80 lavoratori avrà normalmente almeno un RLS. Un’azienda con 500 lavoratori dovrà prevederne almeno tre. Un’organizzazione con più di 1.000 lavoratori dovrà invece prevederne almeno sei, ferma restando la possibilità che accordi collettivi prevedano un numero superiore.

Compiti, diritti e tutele dell’RLS

I compiti dell’RLS sono disciplinati soprattutto dall’art. 50 del D.Lgs. 81/2008. La figura svolge una funzione di rappresentanza, consultazione, partecipazione e controllo diffuso, senza sostituirsi al datore di lavoro, al RSPP o agli altri soggetti della prevenzione.

L’RLS accede ai luoghi di lavoro in cui si svolgono le lavorazioni, viene consultato preventivamente e tempestivamente sulla valutazione dei rischi, sull’individuazione delle misure di prevenzione e sulla loro verifica. È, inoltre, consultato sulla designazione del responsabile e degli addetti al servizio di prevenzione e protezione, degli addetti antincendio, degli addetti al primo soccorso, degli addetti all’evacuazione e del medico competente.

Riceve le informazioni e la documentazione aziendale inerente alla valutazione dei rischi e alle misure di prevenzione. Può ricevere copia del Documento di valutazione dei rischi su richiesta e per l’espletamento della propria funzione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza, della normativa privacy e del segreto industriale.

Tra le principali attribuzioni dell’RLS rientrano:

• accedere ai luoghi di lavoro;
• essere consultato sulla valutazione dei rischi;
• essere consultato sulla designazione delle principali figure della prevenzione;
• ricevere informazioni e documentazione aziendale in materia di sicurezza;
• ricevere informazioni dagli organi di vigilanza;
• promuovere misure di prevenzione idonee a tutelare salute e integrità fisica dei lavoratori;
• formulare osservazioni in occasione di visite e verifiche delle autorità competenti;
• partecipare alla riunione periodica, quando prevista;
• fare proposte sull’attività di prevenzione;
• segnalare al responsabile dell’azienda i rischi individuati;
• ricorrere alle autorità competenti se ritiene inadeguate le misure adottate.

Accanto ai compiti, la normativa prevede specifiche tutele. L’RLS deve disporre del tempo necessario allo svolgimento dell’incarico senza perdita di retribuzione, nonché di mezzi e spazi adeguati. Non può subire pregiudizio a causa dell’esercizio della propria attività e nei suoi confronti si applicano tutele analoghe a quelle previste per le rappresentanze sindacali.

È inoltre importante ricordare un’incompatibilità espressa: l’esercizio della funzione di RLS è incompatibile con la nomina di responsabile o addetto al servizio di prevenzione e protezione, quindi RSPP o ASPP. La ragione è legata alla diversa natura dei ruoli: l’RLS rappresenta i lavoratori, mentre RSPP e ASPP fanno parte del servizio di prevenzione e protezione organizzato dal datore di lavoro.

Formazione obbligatoria e aggiornamento annuale dell’RLS

La formazione dell’RLS è un punto delicato, soprattutto dopo l’entrata in vigore del nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025. Per evitare equivoci, è utile distinguere chiaramente il quadro generale della formazione sicurezza dalla disciplina specifica del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza.

L’Accordo Stato-Regioni 2025 è stato adottato ai sensi dell’art. 37, comma 2, del D.Lgs. 81/2008 e individua durata e contenuti minimi dei percorsi formativi in materia di salute e sicurezza. Il Ministero del Lavoro ha chiarito che l’Accordo è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 119 del 24 maggio 2025. Tuttavia, per l’RLS resta centrale l’art. 37, commi 10 e 11, del D.Lgs. 81/2008, che prevede una formazione particolare e rinvia alla contrattazione collettiva nazionale per modalità, durata e contenuti specifici, nel rispetto dei contenuti minimi fissati dalla norma.

La formazione iniziale dell’RLS ha una durata minima di 32 ore. Una parte significativa del percorso deve riguardare i rischi specifici presenti negli ambiti in cui l’RLS esercita la propria rappresentanza e le relative misure di prevenzione e protezione.

L’aggiornamento è annuale e ha durata minima diversa in base alla dimensione aziendale.

La formazione deve consentire all’RLS di conoscere il quadro normativo, comprendere i rischi aziendali, leggere la documentazione rilevante, partecipare alla valutazione dei rischi e interagire in modo consapevole con datore di lavoro, RSPP, medico competente, preposti e lavoratori.

Il nuovo Accordo Stato-Regioni 2025 rileva anche per alcuni aspetti trasversali, come l’organizzazione dei percorsi formativi, la qualificazione dei soggetti formatori, i criteri metodologici e il sistema dei crediti formativi. Nelle tabelle dell’Accordo viene richiamato anche l’aggiornamento RLS 4/8 ore annue con riferimento all’art. 37 del D.Lgs. 81/2008.

Per l’azienda, la gestione corretta della formazione RLS richiede uno scadenzario aggiornato. Devono essere conservati attestati, registri, programmi del corso e documentazione relativa agli aggiornamenti. Se l’aggiornamento annuale non viene effettuato, l’azienda può trovarsi in una situazione di non conformità formativa e documentale.

RLS interno o esterno: differenze e conseguenze operative

La rappresentanza dei lavoratori per la sicurezza può essere esercitata a livello aziendale, territoriale o di comparto, e nei casi previsti anche a livello di sito produttivo. La distinzione tra RLS interno e RLST è importante perché incide sulla gestione concreta dei rapporti tra azienda, lavoratori e sistema di prevenzione.

L’RLS interno è eletto o designato dai lavoratori dell’azienda o dell’unità produttiva. Ha una conoscenza diretta degli ambienti, delle mansioni, dei reparti, delle abitudini operative e delle criticità quotidiane. Questa vicinanza può favorire una comunicazione più immediata con i lavoratori e una partecipazione più continua alla vita aziendale.

L’RLST, cioè il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza territoriale, interviene invece nei contesti in cui non viene eletto o designato un RLS aziendale. Opera secondo quanto previsto dagli accordi e dalla contrattazione applicabile, rappresentando i lavoratori di più aziende nell’ambito territoriale o di comparto.

Non si tratta di una scelta libera del datore di lavoro. La soluzione applicabile dipende dalla procedura di elezione o designazione, dalla dimensione aziendale, dalla presenza di rappresentanze sindacali, dal CCNL e dagli accordi territoriali o di comparto.

In entrambi i casi, l’obiettivo è garantire una rappresentanza effettiva dei lavoratori in materia di salute e sicurezza. L’azienda deve quindi assicurare collaborazione, accesso alle informazioni, consultazione e tracciabilità delle attività svolte.

Sanzioni per la mancata nomina dell’RLS

Il tema delle sanzioni deve essere trattato con precisione. Non è corretto affermare che il datore di lavoro “nomina” direttamente l’RLS e viene automaticamente sanzionato se i lavoratori non lo eleggono. L’RLS, infatti, è eletto o designato dai lavoratori. Il datore di lavoro deve però garantire le condizioni per l’attivazione della procedura e rispettare tutti gli obblighi conseguenti quando il rappresentante viene individuato.

Le principali criticità possono riguardare:

• mancata attivazione o mancata tracciabilità della procedura informativa;
• mancata comunicazione del nominativo RLS all’INAIL quando dovuta;
• mancata formazione iniziale dell’RLS;
• mancato aggiornamento annuale;
• mancata consultazione dell’RLS nei casi previsti;
• mancato accesso alla documentazione prevista;
• mancata partecipazione dell’RLS alla riunione periodica quando obbligatoria;
• ostacoli all’esercizio del ruolo o carenza di tempo e strumenti.

La mancata formazione dell’RLS, la mancata consultazione o la mancata messa a disposizione delle informazioni previste possono esporre il datore di lavoro e il dirigente a contestazioni e sanzioni. Inoltre, la mancata comunicazione all’INAIL del nominativo del RLS aziendale, nei casi dovuti, costituisce un adempimento da gestire con attenzione.

Sul piano pratico, il rischio non è solo economico. Una gestione irregolare dell’RLS può indebolire la documentazione aziendale, rendere meno efficace la partecipazione dei lavoratori e creare criticità in caso di ispezioni, audit, infortuni, aggiornamento del DVR o verifiche da parte degli organi di vigilanza.

Per ridurre il rischio, l’azienda dovrebbe adottare una procedura interna semplice e documentata:

• informazione ai lavoratori sulla possibilità di eleggere o designare l’RLS;
• verbalizzazione dell’elezione o designazione;
• accettazione dell’incarico;
• comunicazione del nominativo quando dovuta;
• pianificazione della formazione iniziale di 32 ore;
• aggiornamento annuale secondo dimensione aziendale e CCNL;
• consultazione documentata dell’RLS nei casi previsti;
• conservazione ordinata di verbali, attestati e comunicazioni.

La conformità, in questo caso, dipende dalla capacità di dimostrare che la rappresentanza dei lavoratori è stata effettivamente garantita e non solo indicata in modo generico nei documenti aziendali.

Domande frequenti

Chi nomina l’RLS in azienda e quando è obbligatorio?

L’RLS non viene nominato direttamente dal datore di lavoro, ma è eletto o designato dai lavoratori. La figura deve essere prevista in tutte le aziende o unità produttive, con modalità diverse in base al numero di lavoratori, alla presenza di rappresentanze sindacali e alla contrattazione collettiva applicabile.

Quanti RLS servono per azienda in base al numero di dipendenti?

Il numero minimo è di 1 RLS per le aziende con dimensione fino a 200 lavoratori, 3 RLS da 201 a 1.000 lavoratori e 6 RLS per le realtà con oltre 1.000 lavoratori. La contrattazione collettiva può prevedere un numero superiore o modalità specifiche.

Quali sono i compiti e i diritti dell’RLS sul lavoro?

L’RLS accede ai luoghi di lavoro, viene consultato sulla valutazione dei rischi, riceve informazioni e documentazione, partecipa alla riunione periodica, formula proposte, segnala rischi e può ricorrere alle autorità competenti se ritiene inadeguate le misure adottate. Ha diritto a tempo, mezzi e tutele per svolgere il ruolo senza subire pregiudizi.

Ogni quanto va fatto l’aggiornamento dell’RLS e quanto dura?

L’aggiornamento dell’RLS è annuale. Dura almeno 4 ore per le imprese da 15 a 50 lavoratori e almeno 8 ore per le imprese con più di 50 lavoratori. Per aziende sotto i 15 lavoratori è necessario verificare il CCNL e gli accordi applicabili.

Per la formazione RLS vale il D.Lgs. 81/2008 o il nuovo Accordo Stato-Regioni 2025?

Vanno considerati entrambi. Il riferimento specifico per formazione, durata minima e aggiornamento dell’RLS resta l’art. 37 del D.Lgs. 81/2008, coordinato con la contrattazione collettiva. L’Accordo Stato-Regioni 2025 rappresenta il quadro aggiornato della formazione in materia di salute e sicurezza e richiama l’aggiornamento RLS 4/8 ore annue nel sistema dei crediti formativi.

Cosa rischia il datore di lavoro se l’RLS non viene nominato?

Il datore di lavoro non nomina direttamente l’RLS, ma deve garantire le condizioni per l’elezione o designazione e adempiere agli obblighi collegati. Può incorrere in contestazioni se non forma l’RLS, non lo consulta, non comunica il nominativo quando dovuto o ostacola l’esercizio delle sue funzioni.

L’RLS può coincidere con l’RSPP?

No. L’art. 50 del D.Lgs. 81/2008 prevede l’incompatibilità tra l’esercizio della funzione di RLS e la nomina di responsabile o addetto al servizio di prevenzione e protezione, quindi RSPP o ASPP.

L’RLS ha accesso al DVR?

Sì. L’RLS può ricevere copia del Documento di valutazione dei rischi su richiesta e per l’espletamento della propria funzione. Deve però rispettare gli obblighi di riservatezza, la normativa sulla protezione dei dati personali e il segreto industriale.

L’RLS deve essere comunicato all’INAIL?

Sì, quando viene eletto o designato un RLS aziendale, il nominativo deve essere comunicato all’INAIL secondo le modalità telematiche previste. In caso di variazione del nominativo, la comunicazione deve essere aggiornata.

Cosa succede se non viene effettuato l’aggiornamento RLS?

La mancata formazione o il mancato aggiornamento annuale possono determinare una non conformità. L’azienda deve monitorare le scadenze, conservare gli attestati e pianificare per tempo i percorsi di aggiornamento.