Informativa privacy: cosa cambia con il nuovo Regolamento Europeo 679/2016

L’informativa, così come disciplinato all’art. 13 del D.Lgs 196/2003, deve contenere tutti gli elementi necessari affinché l’interessato possa esercitare i propri diritti (art. 7 D.Lgs 196/03) e manifestare un legittimo consenso ai sensi dell’art. 23 del Codice Privacy.

È obbligo di ogni Titolare del trattamento definire per la propria organizzazione, un modello di gestione privacy che prenda in considerazione misure di sicurezza organizzative attraverso le quali si possa controllare la conformità legislativa dei modelli di informative elaborati.

L’interessato, infatti, ha il diritto di essere informato in modo trasparente, leale e dinamico sui trattamenti effettuati sui suoi dati.

Pertanto, affinché un trattamento possa definirsi trasparente, chiaro e corretto, è necessario che all’interessato sia resa un’informativa esaustiva sull’esistenza del trattamento e delle sue finalità.

Il Regolamento Europeo (UE) 2016/679 concernente la tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e la libera circolazione di tali dati è entrato in vigore il 24 Maggio 2016 e diventerà direttamente applicabile in tutti gli Stati membri a partire dal 25 Maggio 2018.
È direttamente applicabile e vincolante in tutti gli Stati membri dell’Unione Europea e non richiede una legge di recepimento nazionale.
Il Regolamento abroga la Direttiva 95/46/CE, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.
Con il nuovo Regolamento Europeo Privacy l’informativa all’interessato deve essere fornita in modo organico, redatta in un linguaggio semplice, senza frammentazioni e reiterazioni.
Le informazioni essenziali devono essere offerte in un quadro di lealtà e correttezza nel rispetto della riservatezza dei dati.
Se possibile, bisogna predisporre un’informativa breve, indicando con immediatezza le principali caratteristiche del trattamento.
Alcune tra le criticità menzionate riguardano le modalità con cui l’informativa è fornita per iscritto, anziché oralmente.
Sono stati formati spesso moduli lunghi basati sull’eccessivo uso di espressioni prettamente giuridiche e frammentate anziché organiche e unitarie, inidonee a far comprendere le caratteristiche principali del trattamento all’interessato.
Chi intende effettuare un trattamento di dati personali deve prima, ossia all’atto della registrazione dei dati o qualora, sia prevista la loro comunicazione, non oltre la prima comunicazione,  fornire all’interessato alcune informazioni per metterlo nelle condizioni di esercitare i propri diritti.
Se i dati personali sono stati raccolti da altre fonti (ad esempio, archivi pubblici, familiari dell’interessato, ecc.), cioè non direttamente presso l’interessato, l’informativa deve essere resa quando i dati sono registrati, oppure, non oltre la prima comunicazione a terzi.

In particolare, l’informativa deve contenere:
– finalità: per quale scopo verranno trattati i propri dati personali;
– modalità di trattamento dei dati personali riferibile soprattutto alle misure di sicurezza adottate al fine di eseguire il trattamento nel rispetto dei principi di riservatezza, integrità e disponibilità dei dati.
– se il conferimento dei propri dati personali è obbligatorio o facoltativo;
– le conseguenze di un eventuale rifiuto a rendere disponibili i propri dati personali;
– a chi saranno comunicati o se saranno diffusi i propri dati personali;
– i diritti previsti dall’articolo 7 del Codice;
– chi è il titolare e (se è stato designato) il responsabile del trattamento.

MA COSA CAMBIA CON IL NUOVO REGOLAMENTO SULLA PRIVACY?

– Caratteristiche dell’informativa
L’informativa deve essere resa in forma:
– concisa
– trasparente
– intelligibile
– facilmente accessibile
– con un linguaggio semplice e chiaro(in particolare per il caso di minori).

– Novità
Come già citato in precedenza, con il nuovo Regolamento sulla Privacy – Capo III negli articoli 13, paragrafo 1, e 14, paragrafo 1, l’informativa diventa più chiara e sintetica per facilitare la comprensione dei contenuti da parte di tutti gli interessati, grazie anche all’adozione di icone standardizzate (che saranno definite dalla Commissione Europea), identiche in tutta l’Unione Europea.
I contenuti dell’informativa risulteranno essere più ampi rispetto al Codice.

In particolare, se i dati personali sono raccolti direttamente presso l’interessato, nella nuova informativa deve essere specificato:
– la base giuridica, ossia la fonte/origine del trattamento (in una norma, contratto) specificando, inoltre, il suo interesse legittimo o da parte di terzi;
– se il Titolare trasferisce i dati personali in Paesi Terzi e attraverso quali strumenti;
– il periodo di conservazione dei dati;
– il diritto dell’interessato di presentare un reclamo o un ricorso giurisdizionale all’Autorità di controllo;
– l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi (diritto all’oblio) oltre al diritto alla portabilità dei dati, altra novità introdotta dal Regolamento consistente nella possibilità di richiedere al Titolare una copia dei dati oggetto del trattamento;
– se si effettua attività di profilazione automatizzata (profiling dei dati personali) e le possibili conseguenze che ne possono derivare;
– “ulteriori informazioni” – utili per garantire maggiore trasparenza e correttezza all’interessato per il trattamento dei propri dati personali.

– Cosa non cambia?
Se la raccolta dei dati viene fatta presso terzi, è possibile redigere una sola informativa, riferita sia ai dati conferiti direttamente dall’interessato sia ai dati acquisiti presso terzi.
Secondo il Garante, sarebbe opportuno che le informative più articolate fossero basate su uno schema indicativamente più uniforme per il settore di attività.
A tale proposito, ad esempio, le associazioni di categoria dovrebbero predisporre informazioni-tipo per determinati settori o categorie di trattamento.
Il Garante precisa, inoltre, che deve invece essere fornita un’informativa specifica ad hoc, se il trattamento ha caratteristiche particolari quando, ad esempio, “coinvolge il trattamento di dati genetici, o può comportare rischi specifici per gli interessati”.

– Tempi dell’informativa
Nel caso di dati personali non raccolti direttamente presso l’interessato, l’informativa deve essere fornita entro un termine ragionevole che non può superare 1 mese dalla raccolta, oppure al momento della comunicazione (NON della registrazione) dei dati se si tratta di dati presi da terza parte. (Diversamente da quanto prevede attualmente l’art. 13, comma 4, del Codice).
Qualora il Titolare del trattamento intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, prima di tale ulteriore trattamento, egli deve fornire all’interessato informazioni in merito a alle diverse finalità.

– Va sempre presentata l’informativa?
Se si dispone già dell’informazione necessaria, se la registrazione o la comunicazione dei dati personali sono già previste per legge o i dati in essere appartengono a dati di ricerca scientifica, storica o statistica, l’obbligo di presentazione di apposita informativa, in capo al Titolare, può essere derogato.

– Illeciti e sanzioni
Sono previste sanzioni di natura amministrativa nei casi di omessa o inidonea informativa ai soggetti interessati: art. 161 Codice Privacy.

TABELLA RIEPILOGATIVA DI RAFFRONTO

INFORMATIVA EX ART. 13 DLGS. 196/03 – INFORMATIVA ART. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO 679/2016