Audit per la qualità: gli 8 principi della gestione della qualità (2/2) - 9 marzo 2005

E’ necessario individuare i processi tra loro correlati per riuscire a conseguire gli obiettivi che l’organizzazione ha stabilito; tali processi devono essere considerati come un unico sistema coerente capace di migliorare l’efficienza e l’efficacia dell’organizzazione.
In questo senso, tutta la documentazione del sistema non rappresenta tanto il sistema in se stesso quanto un veicolo che permette di definire e comunicare le informazioni.
In sede di audit la verifica di tutta la documentazione deve mettere in luce un sistema, inteso come strumento dinamico, tramite il quale l’organizzazione produce i propri risultati. L’osservazione del sistema, permette, inoltre, di analizzare le risorse umane, fisiche e finanziarie, le informazioni, i risultati che il sistema genera e il feedback che ne permette il miglioramento.
L’auditor deve pertanto guardare agli obiettivi dell’organizzazione e stabilire se sono stati identificati alcuni processi interconnessi per stabilire se vi è una corrispondenza tra i dati in ingresso e i dati in uscita.

 MIGLIORAMENTO CONTINUO     

Inteso come “apportare modifiche, continuamente e in maniera positiva”, che vanno ad agire sulle prestazioni generali dell’organizzazione, vale a dire le prestazioni nei confronti dei clienti, del personale, della società e degli investitori.
Ma non solo: uno dei risultati che deve portare il miglioramento continuo è anche un miglioramento della qualità del prodotto, inteso come aspetto delle prestazioni.
L’alta direzione deve poter dimostrare il suo impegno per il miglioramento, così come richiesto dal punto 5.1, in tutti gli aspetti riguardanti la politica, gli obiettivi, le risorse  e i risultati ottenuti.
L’auditor deve stabilire se esistono meccanismi per il riesame e il miglioramento, quali  sono le risorse umane coinvolte, se queste ultime hanno la capacità, le competenze e l’opportunità di fare ciò. Gli obiettivi e i risultati che migliorano nel tempo, sono un chiaro indice che l’organizzazione sta applicando il principio del miglioramento continuo.

 DECISIONI BASATE SU DATI DI FATTO

Perché le decisioni efficaci devono essere frutto dell’analisi di dati reali e informazioni significative.
La ISO 9001 applica questo principio in diversi modi: con il punto 4.2.4, relativo al mantenimento delle registrazioni; con i punti 4.1, 8.2, e 8.4, per i requisiti di controllo, misurazione e analisi.
L’auditor deve osservare come vengono prese le decisioni, esaminando registrazioni e rapporti. Tutte le decisioni che influiscono sulla realizzazione degli obiettivi devono essere basate su criteri definiti, come richiesto dalla ISO 9001. I responsabili delle decisioni devono essere autorizzati a tale potere; l’auditor può chiedere di visionare i dati e le informazioni impiegati per il processo decisionale.

 RAPPORTI DI RECIPROCO BENEFICIO CON I FORNITORI

“Un’organizzazione e i suoi fornitori sono interdipendenti e un rapporto di reciproco beneficio migliora, per entrambi, la capacità di creare valore”.
Oggi i clienti sono molto attenti ed esigenti e le aziende di conseguenza cercano di realizzare prodotti e servizi in grado di soddisfare tali esigenze. Non solo: il binomio acquirente e venditore è anche sinonimo di alleanza strategica e partnership con benefici per entrambi le parti. Vi è, allora, uno stretto rapporto di dare/avere che lega le due organizzazioni che si danno fiducia a vicenda.
Non vi sono requisiti specifici nella ISO 9001 che applichino questo principio, anche se sono diversi i requisiti che si riferiscono all’efficace gestione dei rapporti con i fornitori. Applicando l’approccio per processi alla gestione delle forniture, l’organizzazione definisce obiettivi e misure, stabilisce processi di fornitura, rivede e migliora le prestazioni e cerca i modi migliori per realizzare gli obiettivi dell’organizzazione e dei fornitori.
L’auditor deve cercare i fattori che agiscono come barriere ai rapporti di reciproco beneficio, considerando che fattori negativi contribuiscono a causare non conformità. Un’organizzazione che cerca di creare rapporti di reciproco beneficio svolge un’azione preventiva, come richiesto dalla ISO 9001.